Maîtriser la rédaction d’e-mails : Directives pour une communication claire et concise

Lorsque vous élaborez un message, l’essence de votre texte réside dans la transmission d’un contenu à la fois condensé et bien agencé. Garder à l’esprit que le lecteur doit pouvoir appréhender l’information de manière limpide et rapide est essentiel. Dans le domaine de la rédaction d’e-mails, des directives doivent toujours être observées. Voici donc quelques détails à retenir.

La concision avant tout 

L’art de l’expression concise peut s’avérer plus ardu qu’il n’y paraît. Parfois, les faits peuvent sembler si complexes qu’il peut sembler nécessaire de les décrire au moyen de circonlocutions et de périphrases. Pourtant, cette pratique est à éviter, car elle requiert un effort supplémentaire d’assimilation de la part du destinataire. De ce fait, afin d’éviter que le lecteur ne renonce à déchiffrer votre message, privilégiez des structures claires et simples.

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Une mise en forme pertinente 

 L’utilisation d’outils de mise en forme tels que le gras et l’italique peut grandement aider le lecteur à repérer les informations prioritaires. Néanmoins, ces éléments de mise en évidence doivent être utilisés avec parcimonie pour être efficaces. En effet, un excès de termes en gras, en italique ou soulignés ne ferait qu’accroître la confusion du lecteur. Une règle empirique suggère alors de ne pas avoir recours à ces marqueurs plus d’une fois par paragraphe.

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La pertinence des paragraphes

Les paragraphes servent à structurer votre texte. Il est donc primordial d’utiliser des connecteurs logiques pour former un ensemble cohérent à votre paragraphe. Toutefois, un bon paragraphe ne devrait pas généralement excéder trois phrases.

L’effet des listes

Les listes sont idéales pour présenter des faits de manière compacte, par exemple :

• des réunions à venir 
• des coûts prévus pour un projet

Cette approche permet ainsi de repérer les informations cruciales d’un seul coup d’œil. Le destinataire n’a donc pas besoin de relire l’intégralité du message pour accéder aux données essentielles. Par ailleurs, pour décrire des relations de cause à effet, l’utilisation de texte standard est requise.

La clarté du lexique

L’objectif est de ne pas compliquer davantage des concepts déjà complexes. Effectivement, dans la mesure du possible, employez un vocabulaire simple et compréhensible par tous. Lorsqu’il s’agit d’une question technique ardue, veillez à utiliser un vocabulaire courant si votre interlocuteur n’est pas un spécialiste du domaine. Sinon, il est probable que le destinataire ne s’attarde pas sur la recherche du sens des termes compliqués et ne réponde pas votre message. D’un autre côté, cette règle ne s’applique pas lorsque vous communiquez avec des experts de votre domaine. Dans de telles situations, l’usage de termes techniques permet de se positionner en tant qu’expert. 

La puissance du message positif 

L’utilisation de formulations positives est recommandée pour que votre destinataire intègre efficacement votre message. Certes, même lorsqu’il s’agit de critiques, il est préférable qu’elles soient constructives. Ainsi, concentrez-vous seulement sur les aspects améliorables. Enfin, évitez les formulations négatives ainsi que les connotations autoritaires pour favoriser une communication plus constructive et ouverte.